התקנת כספת לניירות חשובים במשרד דומה להתקנת כספת רגילה, עם כמה שיקולים נוספים:
ראשית צריך להבין שיש סיכוי גבוה יותר לנזק לניירת עקב שריפה מאשר גניבה.לכן אם ייעודה של כספת למשרד היא הגנה על ניירת תבחרו כספת חסינת אש. ובנוסף הנה כמה נקודות שיש לתת עליהם את הדעת:
החליטו על המיקום: בחרו מיקום לכספת בו היא תהיה מאובטחת ונגישה. ועם מינימום חומרי בערה בסביבתה, קחו בחשבון גורמים כמו ראות, תנועה וקלות גישה.
הגנה מפני אש: כאמור ניירות פגיעים לנזקי שריפה, לכן חפשו כספת חסינת אש ובעלת דירוג חסין אש.
נגישות: שקול באיזו תדירות תצטרך לגשת לכספת וודא שקל לפתוח ולסגור אותה.
איטום למים: ניירות גם פגיעים לנזקי מים, אז חפשו כספת עמידה למים או עמידה במים.
התקנה מקצועית: הזמינו מנעולן מקצועי או טכנאי כספות כדי לוודא שהכספת מותקנת ומאובטחת כהלכה.
בקרת אקלים: אם אתה מאחסן מסמכים רגישים לטמפרטורה, שקול להתקין כספת עם תכונות בקרת אקלים כדי לווסת את הטמפרטורה בתוך כספת למשרד.
חשוב להתייעץ עם היצרן או מנעולן מקצועי להנחיות ספציפיות ולהקפדה על התקנה נכונה. כמו כן, הקפידו על תוכנית גיבוי למקרה חירום, כמו אחסון מחוץ לאתר או גיבוי דיגיטלי.
כיצד לבחור מיקום להתקנת כספת למשרד?
כאשר בוחרים מקום להתקנת כספת למשרד, חשוב לקחת בחשבון את הגורמים הבאים:
- נגישות: כספת למשרד צריכה להיות ממוקמת באזור הנגיש בקלות לצוות מורשה אך קשה להגיע לאנשים בלתי מורשים.
- אבטחה: הכספת צריכה להיות ממוקמת באזור מאובטח כמו חדר נעול או מיקום נסתר כדי להרתיע גניבות ופריצות.
- הגנה מפני אש: הכספת צריכה להיות ממוקמת באזור מוגן מאש, כגון חדר חסין אש או מיקום הרחק מסכנות אש פוטנציאליות.
- בקרת אקלים: אם הפריטים המאוחסנים בכספת רגישים לטמפרטורה ולחות, יש למקם את כספת למשרד באזור עם בקרת אקלים מתאימה.
- מקום: הכספת צריכה להיות ממוקמת באזור עם מספיק מקום כדי להכיל את גודלה ומשקלה.
- קרבה ליציאה: במקרה חירום, חשוב כי כספת למשרד תמוקם ליד יציאה כדי שניתן יהיה להוציא את התכולה במהירות ובבטחה.
- כמו כן, חשוב לקחת בחשבון את פריסת המבנה, גודל הכספת, סוג הפריטים שתאחסנו ואמצעי האבטחה שכבר קיימים. מומלץ להתייעץ עם מנעולן מקצועי או טכנאי כספות להנחיות ספציפיות ולהקפדה על התקנה ואבטחה נכונה של כספת למשרד.